Flash audit reveals significant rise in reimbursement requests violating corporate policies. Handle expenses carefully: be aware of violations, reimbursement terms, deadlines, additional costs, document check, reclaiming.
Uma pesquisa revela que o valor médio dos custos empresariais dos funcionários foi de R$ 121,61 por despesa, geralmente R$ 2 mil por mês, no decorrer do primeiro semestre. Contudo, ao solicitar reembolso dos montantes, diversos indivíduos se depararam com erros em pedidos de reembolso: houve um crescimento de 78% na quantidade de solicitações com descumprimentos das diretrizes de reembolso das organizações.
Em contrapartida, para alguns casos, as normas de reembolso podem não ser aplicáveis, o que pode resultar em erros em pedidos de reembolso ainda mais frequentes. É fundamental estar atento às políticas internas para evitar problemas futuros.
Erros em pedidos de reembolso: Prejuízos financeiros e impactos negativos
Em termos monetários, isso implica em R$ 400 mensais em recursos não reembolsáveis por colaborador. Se as falhas ocorrem de forma recorrente a cada mês, ao término de um ano, o prejuízo pode atingir a quantia de R$ 4.800. O estudo foi conduzido pela Flash, plataforma de gerenciamento da jornada de trabalho, que comparou dados do primeiro semestre de 2024 com o ano anterior, com base em três milhões de despesas registradas por funcionários de empresas de diversos portes.
As violações mais comuns incluem: despesas atrasadas considerando o prazo estabelecido para a prestação de contas pela empresa (54,57%); valores que excedem os limites determinados pela política interna da empresa (18,89%); possibilidade de duplicação do pedido de reembolso (16,40%); e falta de comprovante de despesa (4,90%).
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Muitas vezes, os profissionais guardam os recibos, porém acabam se esquecendo de prestá-los. Se a política de prazos da empresa for rígida, o reembolso pode ser negado. Mesmo em organizações com políticas mais flexíveis, isso pode acarretar problemas para o setor financeiro devido aos custos adicionais envolvidos. A ausência de comprovantes também pode representar um desafio significativo caso a documentação não esteja disponível para verificação.
‘A falta de comprovantes pode ser um problema significativo se a documentação não estiver disponível para verificação’, afirma Aldo Caterina, diretor-geral da unidade de negócios de gestão de despesas na Flash. Os problemas na prestação de contas podem ter impactos diretos e negativos. O atraso no reembolso pode resultar em prejuízos financeiros, uma vez que o colaborador pode precisar arcar com os custos do próprio bolso.
Luiz Carlos Andrade de Souza, advogado e membro do CORHALE – Comitê RH de Apoio Legislativo – órgão consultivo da ABRH-SP, destaca que toda empresa que elabora uma política de reembolso deve disponibilizar as regras de forma formal, como por meio de seu site. As consequências pelo descumprimento das regras devem ser claras, indo desde uma advertência até a não restituição de itens que o funcionário sabia que não poderia consumir e mesmo assim incluiu no formulário de reembolso.
‘As políticas proíbem o reembolso de bebidas alcoólicas, cigarros, assinatura de filmes pornográficos, entre outros. Nesse cenário, quem realizou o gasto é responsável pelos valores não permitidos. Portanto, a pessoa deve cumprir o que está estabelecido na política da empresa. Em casos de reincidência, pode até ocorrer o desligamento’, esclarece. Em relação aos valores permitidos, o advogado e membro do CORHALE explica que esses limites podem ser estabelecidos por meio de pesquisa de mercado ou pela Convenção ou Acordo Coletivo da categoria profissional.
Caterina, da Flash, acrescenta que no caso de despesas feitas com o cartão corporativo, se o valor ultrapassar o limite determinado pela política interna, algumas empresas podem solicitar o reembolso do valor excedente ou até mesmo descontá-lo do salário do colaborador. No entanto, existem situações mais graves envolvendo gastos que são considerados fraudes, conforme destaca o executivo da plataforma: Despesas falsas, que consistem em apresentar recibos ou faturas para despesas que nunca ocorreram.
Fonte: @ Valor Invest Globo
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